Η πρώτη συνάντηση είναι πιο χρήσιμη όταν δεν περιορίζεται στο «πόσο κοστίζει η δήλωση» ή στο «πότε στέλνω τα τιμολόγια». Σκοπός είναι να συμφωνηθεί ένας τρόπος εργασίας που ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες σας.
Περιγράψτε τη δραστηριότητά σας
Εξηγήστε τι προσφέρετε, ποιοι είναι οι πελάτες σας, πώς εκδίδετε παραστατικά και αν απασχολείτε προσωπικό. Αναφέρετε τις αλλαγές που σχεδιάζετε, ακόμη κι αν δεν έχουν οριστικοποιηθεί. Έτσι η συζήτηση μπορεί να λάβει υπόψη και το επόμενο βήμα σας.
Συγκεντρώστε τις εκκρεμότητες
Μια σύντομη λίστα με όσα σας απασχολούν είναι προτιμότερη από διάσπαρτα μηνύματα. Για κάθε θέμα σημειώστε τι γνωρίζετε, ποια έγγραφα διαθέτετε και αν υπάρχει κάποια σχετική ημερομηνία.
Συμφωνήστε το αντικείμενο
Διευκρινίστε ποιες υπηρεσίες περιλαμβάνονται, ποιες εργασίες εξετάζονται χωριστά και πώς καθορίζεται η αμοιβή. Ζητήστε να είναι σαφές ποιος είναι υπεύθυνος για τη συγκέντρωση και την παράδοση στοιχείων.
Ορίστε τη ροή επικοινωνίας
- Ποιο κανάλι χρησιμοποιείτε για καθημερινά ζητήματα;
- Πώς επισημαίνεται ένα επείγον θέμα;
- Πού τηρούνται τα τελικά έγγραφα;
- Πώς ενημερώνεστε όταν λείπουν στοιχεία;
Μην στέλνετε κωδικούς πρόσβασης σε απλά email. Συζητήστε με το γραφείο τον κατάλληλο τρόπο εξουσιοδότησης και ασφαλούς ανταλλαγής εγγράφων. Μια σαφής αρχή διευκολύνει όλη τη μετέπειτα συνεργασία.
Γενικός οδηγός ενημέρωσης. Η εφαρμογή εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα της περίπτωσής σας.